Проект для управляющей компании Стимул

Проект внедрения программной системы visual FM – передовой опыт автоматизации деятельности управляющей компании в области ЖКХ.

Группа компаний Loy Hutz Rus (http://www.loyhutz.ru) и управляющая организация ООО «Стимул» (http://stimulfm.ru) представили впечатляющие результаты реализации проекта по внедрению информационной системы класса CAFM – visual FM (разработчик Loy & Hutz AG, Германия) в области эксплуатации и управления объектов недвижимости. Данные нововведения позволили улучшить работу компании, повысить мотивацию сотрудников и значительно сократить время заполнения основных документов в системе (по отдельной заявке, заданию/работе) – буквально до нескольких секунд!

Проект начался еще в 2014 году, когда наш заказчик, УК ООО «Стимул» обратился в нашу группу компаний Loy Hutz Rus для решения ключевых задач в организации и совершенствовании деятельности компании.
ООО «Стимул» осуществляет комплексное управление жилым фондом (включая отдельные нежилые объекты) с дипломатическим статусом по договору с государственной организацией ФГУП ГлавУпДК при МИД РФ (https://updk.ru).

С 2014 года ООО «Стимул» начал использовать систему visual FM для организации всех основных задач по эксплуатации фонда недвижимости в объеме 14-ти объектов недвижимости, большая часть которого относится к жилому и арендуемому фонду. На первом этапе в течении 6 месяцев наша компания выполнила пилотный проект по внедрению системы. Дальнейшую реализацию, включая подготовку данных, конфигурирование и обучение персонала наш заказчик выполнил самостоятельно при технической поддержке группы компаний Loy Hutz Rus.

Проблемы управляющих компаний: современная система ЖКХ, жильцы и арендаторы предъявляют повышенные требования
Особенности управления многоквартирными домами, российское законодательство в сфере ЖКХ и иные требования обязывают управляющие организации работать в многозадачном и практически бесперебойном режиме. Однако в отличие от обычных функций управляющих организаций, ООО «Стимул» выполняет обслуживание вплоть до отдельных квартир и предоставляет большое количество сервисов для отдельных жильцов и арендаторов. Отличительной особенностью области деятельности нашего заказчика является высокий уровень требований, предъявляемых государственным заказчиком для управления недвижимостью для лиц с дипломатическим статусом, а также большой объем дополнительных услуг.
До внедрения системы visual FM все задачи осуществлялись, как обычно в области ЖКХ – в ручном режиме, с большими временными затратами персонала, плохо контролируемыми затратами и уровнем качества. Например, только на подготовку ежемесячных отчетов (около 10 различных видов) компании требовалось несколько дней работы руководителей объектов.

Выбор в пользу проверенного решения и качества!

В условиях высокой конкуренции на рынке обслуживания жилой недвижимости дипломатического статуса, наш заказчик ООО «Стимул» поставил задачу: существенно оптимизировать все ключевые процессы путем внедрения информационной системы класса CAFM.
В результате проведенного выбора и сравнения различных решений заказчик выбрал программную систему visual FM (класс CAFM, разработчик Loy&Hutz AG, Германия) и нашу компанию в качестве исполнителя комплекса работ по внедрению.
Основными критериями выбора программного продукта было наличие в системе уже готовых функциональных модулей как для всех поставленных актуальных, так и перспективных задач в области управления недвижимостью, возможность быстрой и гибкой конфигурации системы без программирования и опыт группы компаний Loy Hutz Rus по внедрению данного продукта в области технической эксплуатации зданий. Также заказчик отметил предыдущий опыт успешной работы нашей компании по автоматизации процессов эксплуатации для ГлавУпДК.

Два года на внедрение: немецкая точность и русская воля к победе привели к долгожданной цели

Основные работы по внедрению были организованы поэтапно в течение двух лет, с учетом графика финансирования и выделенных ресурсов как со стороны заказчика, так и исполнителя. Стратегия внедрения заключалась в поэтапной, надежной реализации проекта, с приоритезацией задач и фиксированным бюджетом на реализацию.
Сотрудниками группы компаний Loy Hutz Rus был выполнен базовый комплекс работ, начиная от обследования, разработки первичной базы данных, инсталляции, конфигурирования и обучения персонала.
В качестве важной особенности организации работы необходимо отметить активное участие в работах персонала компании заказчика – ООО «Стимул». На втором этапе внедрения часть работ по конфигурированию системы, подготовки и импорту данных заказчик выполнил самостоятельно, тем самым удалось выдержать рамки бюджета проекта.

Что удалось достичь и реализовать?

На текущий момент в системе полностью реализованы следующие задачи:
1. Администрирование реестра обслуживаемых объектов: здание – квартира (14 объектов, несколько тысяч квартир и помещений). Включая основные характеристики зданий и квартир.
2. Администрирование реестра оборудования и инфраструктуры (несколько тысяч позиций). С учетом основных характеристик оборудования
3. Администрирование реестра договоров на платные услуги. Ведение каталога услуг с расценками.
4. Организация внеплановых работ по заявкам от жильцов, от внутреннего персонала через централизованную диспетчерскую
5. Организация планового технического обслуживания (несколько сотен мероприятий в месяц). Включая SMS-уведомления.
6. Организация работ по платным заявкам с учетом договоров (заявка – квартира – договор – каталог услуг).
7. Организация прочих плановых регламентных работ (клининг, охрана труда, противопожарная безопасность и пр.).
8. Учет и администрирование пропусков на автотранспорт.
9. Сквозной учет затраченных ресурсов (персонал, материалы) по каждой работе.
10. Оптимизация схемы оплаты сотрудников за счет автоматизированного расчета премиальной составляющей по результатам выполненных дополнительных работ.
11. Организация учета и контроля энергопотребления (электричество, вода, тепло, газ) по всем вводным счетчикам на здания, квартиры. Включая ведение реестра всех счетчиков.
12. Учет, контроль списаний материалов (ЗиП, расходные)
13. Подготовка отчетной документации по всем областям (более десятка формуляров).
14. Анализ, статистика по данным и процессам

Результаты превзошли все ожидания.

В качестве первой базовой задачи была выполнена консолидация, обработка имеющихся данных (жилищный фонд, инфраструктура) и создание новых данных (технологический регламент и инструкции по технической эксплуатации и санитарному обслуживанию) в единой базе данных.
На текущий момент в системе visual FM работает весь административно-технический персонал компании без исключения, начиная от уровня менеджмента до уровня инженеров и дежурных по зданию.
Благодаря простому интерфейсу системы обучение сотрудников выполнялось внутри самой управляющей организации без дополнительных затрат. Например, благодаря эргономике системы удалось в короткие сроки вовлечь в активную работу дежурный персонал в зданиях, которые не только регистрируют заявки в системе, но решают задачи по контролю и регистрации данных по выполненным работам. Благодаря автоматически формируемым отчетам управляющие и руководство компании оперативно получают концентрированную информацию по проблемным заявкам, работам для анализа и быстрого принятия решений.
Основным результатом реализации проекта является использование системы в качестве основного производственного инструмента организации работы всей компании на ежедневной основе. Это позволило реализовать принципиально новую, оптимизированную схему организации и контроля работ по технической эксплуатации, перейти от ручного, бумажного управления к качественным, автоматизированным процессам.
Схема организации всех производственных процессов была существенно оптимизирована за счет применения централизованного планирования, автоматизированной выдачи заданий (принтеры, СМС) и оптимизированной схемы контроля. Например, ежедневно в системе для утренней дежурной смены персонала формируются десятки плановых заданий на основе серийных годовых регламентов, включающих в свой состав технологические карты и автоматически распределяемые по адресам и ответственным лицам.
Благодаря уникальной карточной эргономике системы и разработанной совместно с заказчиком методике заполнения удалось сократить время заполнения основных документов в системе (по отдельной заявке, заданию/работе) до нескольких секунд. Таким образом, удалось достичь высокого уровня мотивации сотрудников при работе с принципиально новым для них инструментом.
Менеджмент компании получил инструмент оперативного контроля за всеми процессами, в том числе в разрезе ресурсов (персонал/трудозатраты, материалы/количество, стоимость). Например, формируются сводные отчеты по стоимости оказанных услуг за выбранный период и адрес здания. На основе таких отчетов реализована схема оплаты труда персонала, предусматривающая переменную составляющую в зависимости от результатов работ.
Журнал с просроченными заданиями позволяет оперативно отслеживать критические события.
Решена задача снижения зависимости процессов от конкретного персонала. Все регламентные договорные требования (графики, технология) между государственным заказчиком и управляющей организацией перенесены в систему для автоматического формирования индивидуальных плановых заданий.
Организован процесс поэтапного сквозного контроля выполнения регламентов от менеджмента до линейного персонала на основе «контрольных» регламентов в системе и печатных чек-листов.
Процедура учета (ручного), контроля и документирования показаний счетчиков коммунальных ресурсов полностью перенесена в систему и позволила существенно сократить ошибки при вводе показаний, время учета и документирования. Отчеты по показаниям в виде PDF-файлов отправляются оперативно по электронной почте линейным персоналом на электронные адреса поставщиков коммунальных ресурсов и заказчика.
Время подготовки отчетных документов сократилось в несколько раз – от нескольких дней до 1-2 часа! Электронные письма с отчетами создаются дежурными по нажатию кнопки непосредственно из системы без участия административного персонала.

Передовой характер проекта и перспективы совершенствования системы

Состав и количество автоматизируемых задач, детализация консолидированных данных, глубина проникновения процессов во все этапы деятельности управляющей организации ООО «Стимул» делает данный проект одним из самых успешных и продвинутых на рынке ЖКХ в России.
Запланированы следующие этапы развития системы: интеграция с 1С (складской учет), миграция на новую версию системы wave Facilities, а также использование мобильных решений.