Актуальность систем типа CAFM для управления недвижимостью

Кому и зачем, кто платит, как выбирать

Настоящая статья посвящено вопросу актуальности систем типа CAFM для управления недвижимости. Рассмотрены основные типы клиентов, их задачи и пути выбора CAFM решений на российском рынке.

Информационные технологии для управления недвижимостью имеют широкую международную практику применения. Одним из наиболее эффективных инструментов информационных технологий в области управления недвижимостью являются системы класса CAFM (Computer Aided Facility Management, Информационные системы для фэсилити менеджмен).

В 90-ые годы сложился отдельный класс корпоративных информационных систем с абревиатурой CAFM. Это несколько десятков производителей систем CAFM по всему миру, сотни тысяч реализованных проектов. Крупнейшие компании используют эти системы для управления недвижимостью, как коммерческой, жилой, так и операционной.

В последние годы на американском рынке идет эволюлюция систем в новый класс IWMS (Integrated Workplace Management), связанная с глобализацией задач информационных систем для крупных корпоративных клиентов в области управления операционной недвижимости. Таким образом, можно уже говорить о сложившемся рынке, переживающим определенную эволюцию в развитии.

Для российского рынка управления недвижимостью применение технологий CAFM еще не является типовым случаем, ограничиваясь утилитарным использованием средств офисного ПО (например, MS Excel) и бухгалтерским ПО на базе систем 1С.

Однако, с ростом российского рынка управления недвижимостью складываются все необходимые предпосылки для появления практики использования профессиональных систем для обеспечения основных бизнес процессов. Экономический кризис с его повышенными требованиями к контролю расходов, оптимальному использованию инфраструктуры и ресурсов, также может положительным фактором для применения CAFM.

Как в любой другой отрасли, информационные системы наиболее эффективно используются там, где имеются значительные денежные потоки, обрабатываются большие объемы информации и есть потребность в оформлении либо поддержке бизнес-процессов.

Все эти признаки четко прослеживаются и в области управления недвижимостью. Достаточно сказать, что по некоторым оценкам, 30% всех финансовых потоков в мире непосредственно связаны с недвижимостью.

На рынке управления недвижимости можно выделить следующих потенциальных заказчиков CAFM систем с наличием вышеуказанных признаков:

— Крупные предприятия, в т.ч. государственные их подразделения управления корпоративной (операционной) собственностью (CRES/CREM). Например, банки, страховые компании, промышленность, энергетика.

— Владельцы, девелоперы, инвестиционные компании в области коммерческой недвижимости. Портфельного уровня. (Не краткосрочные девелоперы, с моделями «построил-продал»)

— Сервисные, управляющие, ФМ — компании. Комплексное управление (в т.ч. доверительные), техническое обслуживание, уборка. Крупные компании с выделенными центральными подразделениями, регламентами. Со стратегией на долгосрочное развитие, ориентацией на крупных клиентов.

— Предприятия в области ЖКХ. Крупные компании с выделенными центральными структурами. Со стратегией на долгосрочное развитие, ориентацией на крупных клиентов.

Какие же конкретные цели задачи должны заинтересовать наших клиентов для инвестиций в CAFM?

Можно выделить как общие цели, так и специфические задачи.

Общие цели характерны для внедрения практических всех информационных систем.

Это эффективное управление информацией (здания, площади, оборудование, инфраструктура, процессы), создание бизнес-процессов (учет, эксплуатация, контроль расходов, управление рисками), повышение, контроль их качества и эффективности на всем жизненном цикле активов.

Необходимо подчеркнуть, что независимо от области применения, профессиональное управление недвижимости для России остается на начальном этапе развития, рынок переживает этап развития. Это значит, что один из факторов мотивации внедрения CAFM как инструмента для оперативного развития и конкурентноспособности является актуальным для большинства серьезных компаний.

Для принятия решения об инвестициях клиенты хотят четко представлять себе и конкретные задачи для своей специфики. Остановимся на них подробнее.

Отметит также, что специфические задачи существенно зависят от отношения к управляемому активу (объекту недвижимости). Например, для предприятий основной задачей является сокращения операционных расходов, для владельца коммерческой недвижимости – увеличить доходность объекта от аренды.

С учетом российской специфики можно выделить следующие специфические задачи для указанных типов клиентов.

Тип потребителей	Стратегические цели	Задачи использования CAFM
Крупные компании с корпоративной (операционной) недвижимостью	Снижение операционных расходов, Увеличение эффективности использования площадей Обеспечение комфортных рабочих мест, поддержка основного бизнеса	Управление площадями, контроль занятости и использования площадей, детальный учет операционных расходов по подразделениям, детальный расчет с сервисными компаниями, контроль энергопотребления, организация переездов
Владельцы, девелоперы, инвесторы	Контроль и увеличение доходности от аренды Контроль и снижение операционных расходов Повышение качества активов и их эксплуатации	Управление площадями, отношениями с арендаторами, договорами аренды. Планирование и контроль платежей по аренде, детальный учет и планирование операционных расходов, детальный расчет сервисными компаниями, контроль энергопотребления. Контроль качества строительства.
Управляющие, сервисные, ФМ — компании	Повышение качества услуг, создание конкурентных преимуществ, удержание клиентов/объектов. Обеспечение постоянного, эффективного уровня доходности в рамках контракта Расширение комплекса услуг	Организация учет и выполнения работ по заявкам, неисправностям на основе бизнес-процессов Организация плановых работ на основе бизнес-процессов Детальная отчетность по сервису (план/факт) для клиента Централизованное управление сервисами, ресурсами
Предприятия в области ЖКХ	Обеспечение нормативного качества услуг Нормативное обеспечение деятельности, документирование план/факт расходов, доходов	Организация учет и выполнения работ по заявкам, неисправностям на основе бизнес-процессов и нормативных требований Организация плановых работ на основе бизнес-процессов и нормативных требований Детальная нормативная отчетность по сервису (план/факт) Централизованное управление сервисами, ресурсами

Кто платит?

Для объектов недвижимости, характерной является ситуация с одновременным использованием систем CAFM как минимум двумя сторонами: клиентом (девелопер, владелец) и сервисной, ФМ-компанией, внутренним подразделением корпоративной организации.

Для решения вопроса о том, кому необходимо инвестировать (компании, внутренние подразделения), необходимо четко представлять актуальные задачи сторон на конкретном объекте, предприятии.

Важно, что каждая из сторон может использовать свои специфические модули системы на основе единой информационной базы данных. Например, клиент использует модуль управления арендой, а сервисная компания – модуль технического обслуживания. В этом случае, можно рекомендовать распределение инвестиций в ИТ между сторонами в соответствии с объемом функциональных задач.

Для российского рынка характерной ситуацией может быть вариант использования ИТ как конкурентного преимущества для сервисной, ФМ-компании при участии в тендере на объект недвижимости. CAFM-система при этом рассматривается как внутренний производственный инструмент компании для создания более качественного сервиса управления для клиента.

Одним из наиболее привлекательным вариантом на российском рынке может быть решения этого вопроса на этапе тендера на управление объектом недвижимости. Например, владелец недвижимости, как организатор тендера может включить требование об использовании CAFM-системы со стороны сервисной компании. При этом сервисная не компания не должна включать все затраты на CAFM в состав предложения.

Также возможна ситуация, когда крупный владелец недвижимости, клиент самостоятельно инвестирует в CAFM-систему и далее вынуждает сервисную, ФМ-компанию работать с данной системой на своем объекте. При этом часть затрат, например, на обучение персонала, сбор данных могут быть распределенным между сторонами.

Необходимо учитывать и временные перспективы использования CAFM на отдельных объектах. При этом для российской специфики собственник может иметь менее краткосрочную историю работы с объектом, чем сервисная, управляющая компания. Этот фактор также необходимо учитывать при инвестировании, с учетом дальнейшей окупаемости, амортизации системы.

Резюмируя тему «Кто платит», можно рекомендовать любые удобные схемы, с учетом конкретных задач сторон на конкретном объекте. В любом случае, эффект от внедрения CAFM систем может быть выгоден для каждой из сторон как с точки зрения качества услуг, так и окупаемости инвестиций.

Для российского рынка особо можно отметить эффект на этапе смены собственника недвижимости. Наличие информационной базы данных по активу, истории его эксплуатации, соответствующих документов может существенно повысить привлекательность объекта при продаже.

Говоря об инвестициях нельзя остановиться о стоимости CAFM систем …

Как выбирать, как реализовывать.

Для российского рынка задач по выбору CAFM-систему можно характеризовать следующими внешними условиями:

Минимальное количество профессиональных CAFM систем

Возможные варианты с использованием решений на базе 1С

Возможные варианты с использованием продуктов со смежным функционалом типа EAM, ТОиР (CMMS)

В последние годы на рынке появились профессиональные CAFM системы как западных поставщиков, так и российских. Однако, эти продукты единичны. Основная сложность, это отсутствие полной информации у конечных клиентов об этих продуктах. Однако, в ближайшие годы можно ожидать появление на рынке уже ряда качественных систем от международных поставщиков с многолетним опытом разработки и внедрений подобных системы.

На базе системы 1С имеются несколько решений, которые могут реализовывать только небольшую часть задач профессиональных CAFM-систем. Как правило, такие решения выполняют минимально необходимые задачи. Их преимуществом является интеграция с бухгалтерскими системой 1С, информационное обеспечение продукта и наличие большого количества исполнителей, готовых реализовывать эти задачи. С точки зрения стоимости, не рекомендуем принимать в расчет низкую базовую стоимость лицензий на решения от 1С. Здесь необходимо оценивать полную стоимость проекта, включая затраты на доработку, обслуживание продукта, которые могут составить значительную часть от общих инвестиций.

Ввиду отсутствия большого количества вариантов, часть заказчиков уже пробовало использовать профессиональные системы других типов (EAM, CMMS) для решения задач CAFM.

Однако, эти проекты не имели успеха в виду необходимости существенной доработки, конфигурирования этих систем для решения специфических задач в области управления недвижимостью. Например, в этих системах полностью отсутствуют модули управления арендой, площадями, уборочным сервисом. При этом также пользователи сталкивались с существенной сложностью программных продуктов для решения относительно простых типовых задач, например, для организации планового технического обслуживания.

Например, EAM системы применяются для крупных промышленных предприятий с функциями коммерческо-финансового блока, управления персоналом. Также в EAM включаются продвинутые модули планирование технического обслуживания на основе анализа многих параметров состояния оборудования и инфраструктуры. С большим трудом, эти функции можно рекомендовать для отрасли управления недвижимостью. При этом поддержка данных функций и дополнительных модулей существенно увеличивает стоимость EAM по сравнению с системами CAFM.

В случае ERP, имеются системы, поддерживающие ряд специфических функций для фэсилити менеджмент. Например, в SAP имеет модуль ММ для организации эксплуатации и обслуживания основных средств. Однако, эти модули, не характерные для основных задач ERP в части глобального управления предприятием, существенно ограничены по функционалу и реализуют только минимально необходимые функции. Существенным минусом является общий интерфейс ERP, достаточно сложный для использования обычным пользователем, а также вопросы безопасности. Представить, допустим, что технический персонал службы эксплуатации сможет работать в общей ERP предприятия, тем более другого юридического лица, очень сложно.

Кроме этого, ни в EAM, ни в ERP не предусмотрено развитых модулей, специфичных для фэсилити менеджмент, управления недвижимостью. Например, функции управления площадями, уборочным сервисом и т.д.

Итак, если Вы, все-таки нашли подходящие CAFM-системы, то задача для Вас значительно упростилась. Профессиональные CAFM-системы имеют модульную структуру, при этом каждый модуль уже решает те или иные задачи, специфические для управления недвижимостью. Как правило, не требуется разработка, программирование новых процессов, модулей, они уже должны быть реализованы в части основных алгоритмов. Не требуются существенные затраты на создание объемных технических заданий, проектирование и разработку.

Как правило, основной задачей является выбор CAFM-системы в наибольшей мере подходящей для Ваших задач. Часть систем могут оптимально решать задачи коммерческого управления, другие больше подходят для организации сервисного, технического обслуживания. Вам необходимо правильно учесть Ваши актуальные задачи, разобраться с сильными и слабыми сторонами CAFM – системы, учесть политику лицензирования системы, получить адекватные предложения и принять решение.

Автор Виктор Ильин, группа компаний Loy Hutz Rus.